Procedura składnia wniosków o dofinansowanie w ramach programów MKiDN oraz IMiT
1. Wszystkie Oddziały i Koła używające numeru KRS 0000019344 zobowiązane są do składania wniosków przez jedno konto systemu EBOI. Wyłącznym operatorem konta jest biuro Zarządu Głównego Stowarzyszenia Polskich Artystów Muzyków.
a.
Działania biura w tym zakresie koordynuje upoważniony przez ZG członek Zarządu
(zwany dalej „koordynatorem”), dysponujący hasłem do systemu.
b.
Koordynator wybierany jest spośród grona ZG i sprawuje swoją funkcję co
najwyżej do końca kadencji ZG. Wraz ze zmianą ZG zmienia się także koordynator,
jak również hasło dostępu do systemu Eboi.
2. Jedynymi osobami, którym udostępnione będzie hasło do obsługi konta EBOI, będą koordynator oraz pracownicy biura Zarządu Głównego.
3. Oddziały i Koła, które chcą złożyć poprzez system Eboi wniosek o dofinansowanie, muszą nadesłać zredagowane teksty w formacie Word (część opisowa oraz kosztorys) przynajmniej na 10 dni roboczych przed zakończeniem terminu przyjmowania wniosków przez MKiDN/IMiT. Nadesłanie treści wniosku w późniejszym terminie uniemożliwi skuteczne jego złożenie przez biuro Zarządu Głównego.
4. Pracownik biura Zarządu Głównego wprowadzi dane do systemu poprzez dokładne skopiowanie nadesłanych tekstów i wyliczeń.
5. Pracownicy biura oraz koordynator – poza drobnymi korektami – nie są zobowiązani do uzupełniania oraz poprawiania treści nadesłanych wniosków. Wszelkie błędy i uzupełnienia, wskazane przez koordynatora lub pracowników biura, muszą być dokonywane przez władze Oddziału lub Koła. Wprowadzanie danych do systemu EBOI będzie możliwe dopiero po zatwierdzeniu kosztorysu przez Księgowość Centralną i dokonaniu przez zarządy oddziałów/kół koniecznych poprawek.
6. Biuro ZG SPAM, po skopiowaniu nadesłanych treści do systemu Eboi, wygeneruje pdf, który prześle e-mailem do władz Oddziału lub Koła w celu ostatecznej weryfikacji.
7. Po pozytywnej weryfikacji nastąpi złożenie wniosku. Biuro ZG SPAM wygeneruje elektroniczne potwierdzenie wniosku i prześle mailem do władz Oddziału lub Koła jako dowód złożenia wniosku przez system Eboi.
8. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, władze Oddziału lub Koła mogą ubiegać się o upoważnienie, by wybrani członkowie władz Oddziału lub Koła mogli reprezentować SPAM w ramach odpowiedzialności za wniosek i należyte przeprowadzenie projektu. W przeciwnym wypadku osobami odpowiedzialnymi pozostaną Wiceprezes Zarządu Głównego oraz Skarbnik Zarządu Głównego, a co się z tym wiąże wszystkie dokumenty podpisywane pomiędzy MKiDN/IMiT a Stowarzyszeniem będą musiały być podpisane przez wymienione wyżej osoby.
9. Przystępując do procedury składania wniosku, władze Oddziałów i Kół powinny mieć zapewnione pieniądze na pokrycie wkładu własnego niezbędnego do pozyskania dofinansowania w danym priorytecie.
10. Ze względu na skomplikowany system księgowania, wszystkie środki finansowe związane z dofinansowaniami pozyskanymi z MKiDN oraz IMiT będą znajdowały się na koncie Księgowości Centralnej SPAM. Władze Oddziałów i Kół, których wnioski uzyskały dofinansowanie, mogą w każdym momencie prosić o elektroniczny wyciąg konta, pokazujący, czy wszystkie środki są rozdysponowywane zgodnie z założeniami wniosku.
11. Wszystkie umowy o dzieło i umowy zlecenia wynikające z przeprowadzania przez Oddział lub Koło projektu dofinansowanego przez MKiDN/IMiT przygotowują władze Oddziału i Koła w konsultacji z Centralną Księgowością SPAM.
12. Sprawozdania z wykonanego projektu przygotowują władze Oddziałów lub Kół w porozumieniu z Centralną Księgowością SPAM. Treść sprawozdań powinna być nadesłana w formacie Word najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem złożenia sprawozdań do MKiDN/IMiT.
13. W przypadku kiedy dany program dofinansowań ma ograniczenia w ilości składanych wniosków, wszystkie zgłoszone do biura Zarządu Głównego wnioski będą rozpatrywane przez Zarząd Główny pod względem ważności i prestiżu dla Stowarzyszenia, tak by wyłonić zgodną z regulaminem dofinansowań ilość.
14. Wnioski złożone przez konto Eboi założone bez wiedzy i zgody Zarządu Głównego nie będą przez niego wspierane i zostaną oficjalnie zgłoszone do MKiDN/IMiT jako wnioski nieważne.
15. Władze Zarządu Głównego i pracownicy nie odpowiadają za treść wniosków, a tym samym za ich ewentualną negatywną ocenę przez komisje MKiDN oraz IMiT.
16. W przypadku dofinansowań przewyższających kwotę 20 000 złotych, prosimy o uwzględnienie uposażenia za pracę biura.
